En Colvatel le contamos como mejorar los resultados relacionados a la custodia de documentos y a la gestión documental de toda la información manejada por su compañía.
Lo primero que debe saber, es que los profesionales que tienen acceso a los datos y las informaciones pueden tomar decisiones con mayor rapidez y eficiencia. La gestión documental facilita la localización de la información y los modelos que pueden utilizarse en la ejecución de las tareas. Los datos organizados y disponibles se rastrean fácilmente, lo que optimiza las definiciones y permite aplicar mejoras.
Los beneficios fundamentales para esta optimización de la información y la gestión documental son:
Permite ahorrar tiempo
Buscar un documento no debe ser una actividad que consuma mucho tiempo para un profesional. Los equipos deben dedicarse a la ejecución de tareas, la planificación y la definición de procesos. Con una gestión documental, los archivos se almacenan de forma categorizada y organizada. De este modo, la búsqueda y localización de archivos se realiza en pocos segundos.
Desburocratizar y simplificar los procesos
Una de las actividades de la gestión de documentos es evaluar los documentos para identificar su peso e importancia para la empresa. Esto elimina los archivos que no son necesarios o que están duplicados. Este análisis también definirá qué datos pueden digitalizarse y cuáles informaciones deben conservarse en archivos físicos. Con ello, la empresa puede reducir la burocracia y simplificar sus procesos.
Aumenta la seguridad y confiabilidad de la información
Las empresas que adoptan la gestión documental como parte de sus procesos organizativos consiguen eliminar la cantidad de datos que no son fundamentales para sus resultados. Sólo son conservadas las informaciones relevantes para la empresa. Por ello, es necesario reforzar la seguridad de los datos y garantizar que sólo tengan acceso a ellos las personas autorizadas.
Estos beneficios están basados en el aporte académico realizado por el semillero de investigación de la Facultad de Ingeniería de Sistemas del Tecnológico de Monterrey.
Además de estas ventajas, las empresas logran reducir los costos operativos, estandarizar sus procesos internos, mejorar los resultados, aumentar la productividad de los equipos y ahorrar el espacio físico que se utilizaría para archivar.
Fuente: https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/5704452.pdf
