El presidente ejecutivo de Colvatel S.A. E.S.P. en adelante Colvatel, en desarrollo de sus facultades estatutarias, actualiza la política de tratamiento de datos personales con fundamento en lo previsto en la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y las normas que la modifiquen, complementen o sustituyan, previa las siguientes.

CONSIDERACIONES:

1. La Constitución Política de Colombia elevó a rango de protección constitucional (artículo 15) el derecho de protección de datos personales, considerado este como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.
2. La Ley 1581 de 2012 establece las disposiciones para la protección de datos personales, en el artículo 2º. Prevé que los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada deberán atender lo establecido en la Constitución Política de Colombia y en la citada ley.
3. Colvatel es destinatario de la Ley 1581 de 2012, toda vez que las bases de datos personales que maneja no se encuentran dentro de las excepciones establecidas en el artículo 2º. de la citada ley.
4. A través de la presente política Colvatel emite los lineamientos para el cumplimiento de las obligaciones legales que le corresponden en materia de protección de datos personales, así:

      Primero. Objeto: Actualizar la política de tratamiento de datos personales de Colvatel, la cual está acorde con el régimen de protección de datos personales, Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y las normas que las modifiquen, complementen o sustituyan. La política tiene como propósito establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que serán recolectados y tratados por Colvatel en cumplimiento de la legislación vigente.

      Segundo. Destinatarios y responsable del tratamiento de datos personales: Esta política se aplicará a Colvatel respecto de las bases de datos que contengan datos personales, que sean objeto de tratamiento tanto en medio físico como digital en calidad de responsable o encargado según sea el caso.

Esta política es de obligatorio cumplimiento por las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de Colvatel, de las personas que tengan acceso a ella en virtud de convenios, acuerdos, contratos o cualquier tipo de relación comercial o societaria, así como de los colaboradores que tengan a su cargo el almacenamiento, procesamiento, entre otros, y los encargados de dar respuesta directa o indirecta a las peticiones, consultas, quejas y reclamos.

La política se dirige a los diferentes grupos de interés a fin de poner a disposición la información sobre el tratamiento de sus datos personales, fines de recolección y los derechos que tienen como titulares de los datos, en especial el procedimiento para la supresión o eliminación de las bases de datos.

     Tercero. Aplicación: La política de tratamiento de datos personales de Colvatel se aplicará en todas las áreas de Colvatel, por parte de sus empleados, colaboradores, contratistas, proveedores, aliados y terceros que actúen como encargados del tratamiento de datos personales.

      Cuarto. Principios para el tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones y normatividad vigente se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2. b) Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
3. c) Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. f) Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

1. g) Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2. h) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

     Quinto. Tratamiento de los datos personales: Colvatel es responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados, colaboradores, accionistas, miembros de órganos directivos y usuarios, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios.

Colvatel podrá encargar del tratamiento de datos personales a terceros, quienes deberán aplicar las políticas e instrucciones dadas por la Compañía. Colvatel verificará que los terceros encargados actúen cumpliendo la ley y las responsabilidades que les corresponden.

     Sexto. Tratamiento de datos personales sensibles: en concordancia con el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto en los siguientes casos, específicamente contemplados en la norma:

1. a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
2. b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;
4. d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
5. e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

     Séptimo. Finalidad del tratamiento: los datos personales de los clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, colaboradores, accionistas, miembros de órganos directivos y usuarios, deben ser usados únicamente para los propósitos establecidos por Colvatel. El tratamiento de los datos personales se debe circunscribir a la finalidad y alcance contenidos en la autorización suscrita por los titulares en el marco de la Ley 1581 de 2012 y en las normas vigentes y aplicables.

      Octavo. Autorización para el tratamiento de los datos personales: La autorización para el tratamiento de los datos personales debe estar circunscrita a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, los derechos de los titulares y la finalidad establecida en la autorización. La autorización es una facultad de los titulares y debe ser previa y expresa.

      Noveno. Seguridad, custodia y confidencialidad de los datos personales: Colvatel aplicará las mejores prácticas y su mayor esfuerzo en la seguridad, custodia y confidencialidad de los datos personales de los titulares, verificando las excepciones legales para la entrega de los mismos a las autoridades.

   Décimo. Derechos del titular de los datos personales: los clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, colaboradores, accionistas, miembros de órganos directivos y usuarios de Colvatel, como titulares de los datos personales, conforme el artículo 8º. de la ley 1581 de 2012, tienen derecho a:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10º. de la Ley 1581 de 2012.
3. c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

     Décimo primero: Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: El área responsable en Colvatel de la atención de peticiones, consultas y reclamos referente al ejercicio de los derechos de sus clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, colaboradores, accionistas, miembros de órganos directivos y usuarios es la Gerencia de Control Interno.

     Décimo segundo. Procedimiento para ejercer los derechos de los titulares: Para el efectivo y adecuado ejercicio de los derechos de los titulares, los procedimientos establecidos en los artículos 14, 15 y 16 de la Ley 1581 de 2012, así como el establecido en el artículo 18 del decreto 1377 de 2013 referente a los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización, se atenderán por medio del canal habilitado por Colvatel: https://www.colvatel.com/contacto/linea-etica/

1. Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de dicho término.
2. Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las normas que regulan la protección de los datos personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

     Décimo tercero. La política de datos personales deberá ser publicada en la web e Intranet de la Compañía, como material de consulta permanente de todos los colaboradores de Colvatel S.A. ESP.

     Décimo cuarto. La política de tratamiento de datos personales será revisada periódicamente y se ajustará cuantas veces se considere pertinente, cuando las circunstancias y las necesidades de la Compañía así lo exijan.

     Décimo quinto. La presente política entrará a regir a partir de su publicación en la página Web y en la Intranet de Colvatel, y deroga expresamente la directiva interna No. 001 de 2016 y las demás disposiciones internas que le sean contrarias.

La presente política se expide en la ciudad de Bogotá, el 26 de octubre de 2021.

Firmado en documento original.