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Colvatel S.A.E.S.P considerando las necesidades, implicaciones y retos que conllevan incorporar herramientas tecnológicas como implementar su sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo en adelante SGDEA, requiere generar los instrumentos archivísticos que definan las políticas y procedimientos necesarios en cumplimiento con la normatividad y recomendaciones vigentes según con lo previsto en la Ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014, Decreto 1080 de 2015 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen y adicionen.
Es por ello que Colvatel S.A.E.S.P contempla dentro de los propósitos de su administración, gestión y modernización se avance en el uso y aprovechamiento de las tecnologías de información para el desarrollo económico, la eficiencia de la administración, la transparencia; la adopción de mejores prácticas y metodologías aplicables que apoye al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos y procedimientos de la gestión de documentos en ambientes electrónicos.
Por lo anterior, toma importancia elaborar el documento y colocar a disposición de Colvatel S.A.E.S.P y demás partes interesadas el «Esquema de Metadatos», que servirá de base para la creación, diseño y mantenimiento de elementos para la gestión de documentos al interior de la entidad. Este documento debería ser el resultado del conocimiento y análisis de los documentos, las personas, las actividades y el marco reglamentario concerniente a la gestión de documentos; los cuales brindarán el contexto necesario a los documentos, con el fin de asegurar las características de integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación a lo largo del tiempo y/o ciclo de vida.
Colvatel S.A.E.S.P en cumplimiento de su función mixta (privada y pública), genera documentos en diversos soportes como testimonio y forman parte del patrimonio documental, por sus valores sociales, culturales e históricos; ubicados en los diferentes archivos de gestión, archivo misional y archivo central garantizando de esta manera, el derecho a la verdad, transparencia y el acceso a la información pública.
Es así como a través del Área Gerencia de Proyectos de Gestión Documental quieren establecer un modelo de esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos que describan su ciclo de vida, bajo el modelo de la norma ISAAR CPF. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias; que permita demostrar en el tiempo el desarrollo y cumplimiento de sus funciones; para que los documentos cumplan con estas características de autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad en el tiempo.
La implementación y cumplimiento de las disposiciones normativas relacionadas con documentos electrónicos de archivo, tales como el Decreto Nacional 2609 de 2012 (compilado en el Decreto Nacional 1080 de 2015) y los Acuerdos 05 de 2013 y 03 de 2015 del Archivo General de la Nación, entre otras, y de normas internacionales como la ISO
15489 Gestión de Documentos, ISO 23081 Metadatos para los registros, ISO 14721 Open Archival Information System, etc., implican el uso de metadatos y esquemas de metadatos para la gestión de los documentos.
Dada la particularidad, la especificidad y la fragilidad de los documentos electrónicos de archivo se hizo necesario el desarrollo de normativa específica, de instrumentos y herramientas que de alguna manera ayudaran a la adopción de mejores prácticas y metodologías aplicables que apoyen al desarrollo de los procesos y procedimientos de la gestión de documentos en ambientes electrónicos. En este sentido, mediante el Decreto 2609 de 2012 (compilado en el Decreto Nacional 1080 de 2015) se establecieron los lineamientos para ésta, abordando ya allí el tema metadatos como un requerimiento para la gestión de documentos electrónicos, reconociendo su necesidad para garantizar la cadena digital de custodia y asegurar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los mismos y hacer posible su preservación en el tiempo. En esta misma línea se contemplan también en los Acuerdos 05 de 2013 y 03 de 2015 del Archivo General de la Nación.
El modelo de esquema de metadatos aplica para documentos electrónicos (texto, imagen, audio, video, otros) y puede ser aplicable a los documentos en soportes analógicos (físicos). Incluye metadatos para capturar y gestionar para la gestión de los documentos electrónicos de archivo, toda vez que existe la posibilidad de que se requiera excluir metadatos específicos o incluir metadatos específicos de negocio, de acuerdo con sus necesidades, particularidades y recursos.
Elaborar y estructurar un modelo de esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, con el cual se determinen los metadatos mínimos, su semántica y su sintaxis, encaminados a la administración, descripción, preservación e interoperabilidad, a la realización de las trasferencias documentales secundarias y el acceso a los documentos electrónicos de archivo, así como también a orientarlos en la elaboración e implementación de sus propios modelos.
Lineamientos y postulados de las siguientes normas legales y técnicas:
Ley 527 de 1999, artículos 9º. Integridad de un mensaje de datos, 10º; Admisibilidad y fuerza probatoria; 11º. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos; 12º. Conservación de los mensajes de datos y documentos; Atributos jurídicos de una forma digital; y 35º. Contenido de los certificados.
Ley 594 de 2000, Artículos 19º. Soporte documental y 21º. Programas de Gestión Documental.
Decreto Nacional 2609 de 2012 (compilado en el Decreto 1080 de 2015), Artículo 30º. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo.
Acuerdo 05 de 2013 Archivo General de la Nación, Artículo 18º. Pautas generales para la descripción documental, literal de metadatos mínimos para la descripción de los documentos electrónicos de archivo.
Acuerdo 02 de 2014, Archivo General de la Nación, artículos 18º foliación electrónica, literal e y 19º. índice electrónico, literales c y d.
Acuerdo 06 de 2014, Archivo General de la Nación, artículos 22º. estrategias de preservación digital a largo plazo, literal d y 23º. procesos y procedimiento de la preservación digital a largo plazo, literal d.
Acuerdo 03 de 2015, Archivo General de la Nación, artículos 9º. Elementos del expediente electrónico de archivo y 15º. Preservación a largo plazo.
Circular externa 005 de 2012, Archivo General de la Nación, numeral 4. digitalización certificada.
NTC-ISO 15489-1, Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades.
NTC-ISO 23081-1 Información y documentación. Procesos para la gestión de registros. Metadatos para los registros: Parte 1: principios.
NTC-ISO 23081-2. Información y documentación. Gestión de metadatos para los registros.
Parte 2: aspectos conceptuales y de implementación.
De acuerdo con la norma UNE-ISO 23081-1: 2008 los metadatos son “Información estructurada o semi estructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo”[1]. Los metadatos incluyen una amplia información que se puede utilizar para identificar, autenticar y contextualizarlos documentos, las personas, los procesos de negocio, la regulación y sus relaciones.
La formulación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos de archivo se encamina a la administración, descripción, preservación e interoperabilidad, a la realización de las transferencias secundarias y el acceso a los documentos electrónicos de archivo, es decir, determinar los metadatos mínimos, su semántica y su sintaxis que ayude a su entendimiento, uso, acceso y gestión del documento (documentos físicos, análogos, electrónicos y digitales) durante su ciclo de vida. Esta definición contextual son los metadatos, los cuales permiten asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad, usabilidad y valor probatorio de los documentos.
Los metadatos no solo describen los atributos, la gestión y el uso de los documentos, sino que también describe la relación entre las personas que los han creado y utilizado, y las actividades en las cuales han sido creados y usados. El implementar un esquema de metadatos permite:
La aplicabilidad de cualquier norma técnica, estándares o modelos para esquemas de metadatos sugieren aspectos conceptuales y de implementación, se presenta seis agrupaciones de metadatos para la gestión de documentos.
Estos y otros metadatos se usan además en la descripción archivística, la cual es realizada comúnmente utilizando estándares o modelos de metadatos para la descripción, tales como ISAD (G); ISDF para descripción de funciones; ISDIAH para describir instituciones de archivos e ISAAR (CPF) para describir personas naturales o jurídicas o familias, entre otros. Para estos modelos se han desarrollado implementaciones especiales para el mundo de los documentos electrónicos; así, se cuenta con los estándares como EAD (Encoded Archival Description) y EAC (Encoded Archival Context). Para este mismo propósito diversos archivos usan con frecuencia metadatos Dublin Core.
GRUPO DE IDENTIFICACIÓN: Distingue la entidad del resto de entidades. La finalidad de estos metadatos es proporcionar una manera única de identificar la entidad | |
TIPO DE ENTIDAD | Identifica el tipo de clase de entidad |
NIVEL DE AGRUPACIÓN | Identifica el nivel de la entidad en relación con los niveles de agrupación definidos |
IDENTIFICADOR | Identifica la entidad dentro del sistema de gestión de documentos |
GRUPO DE DESCRIPCIÓN: Describe la entidad. Los elementos de esta categoría permiten recuperar las entidades mediante búsquedas y entender el contexto de la entidad | |
TÍTULO | Contiene el nombre de la entidad |
CLASIFICACIÓN | Información sobre la clasificación de la entidad de acuerdo con la fuente autorizada |
RESUMEN | Descripción textual no estructurada |
LUGAR | Información sobre la localización, el sitio o el espacio asociado a la entidad. Este espacio puede ser físico o virtual |
JURISDICCIÓN | La jurisdicción que afecta la entidad |
IDENTIFICADORES EXTERNOS | Cualquier identificador único, actual o histórico asignado en un sistema externo a la gestión de documentos |
GRUPO DE USO: Contiene los elementos que contribuyen a que la entidad sea accequible a largo plazo o derechos que afectan a la entidad | |
ENTORNO TÉCNICO | Información sobre el entorno técnico necesario para utilizar la entidad |
DERECHOS | Detallan Información sobre el uso del documento (derechos de uso, restricciones, permisos y condiciones) |
ACCESO | Información sobre accesibilidad de una entidad |
USUARIO | Usuarios previstos |
IDIOMA | Nombre del idioma o del alfabeto en que está escrita la entidad |
INTEGRIDAD | Información que demuestra que la entidad y este elemento de metadatos han conservado su integridad |
PLANTILLAS O FROMULARIO | Aplica para entidad-documento. Información sobre las características formales que adopta el documento, que rigen su estructura interna y que tiene relación con su propósito |
GRUPO DE PLAN DE EVENTOS: Contiene metadatos que permiten gestionar las entidades y sus metadatos asociados. El plan de eventos consiste en las acciones de gestión que está previsto que ocurran en el futuro. Para cada acción se incluirán los siguientes elementos: | |
Fecha / hora del evento | La fecha y la hora de cuando tiende a producirse la acción |
Tipo de evento | El tipo de acción a realizar |
Descripción del evento | Información que necesita el agente para realizar la acción prevista |
RELACIÓN DEL EVENTO | |
Regulación | Regulación o instrumento que establece la base legal o administrativa para la acción |
Agente | Agentes que se espera que estén implicados en la acción |
Desencadenante del evento | Evento que permite calcular cuando se implementará la acción |
GRUPO DE HISTORIAL DE EVENTOS: Contiene metadatos que documenta la huella de los últimos eventos de gestión de documentos o de otras acciones realizadas sobre la entidad y sus metadatos. Los elementos de este grupo tienen la función básica de mostrar que la entidad y sus metadatos conservan su autenticidad a lo largo del tiempo. Cada evento contiene los siguientes elementos: | |
Identificador del evento | Identificador único para el evento |
Fecha / hora del evento | La fecha y la hora del evento |
Tipo de evento | Tipo de evento específico. Ejemplo: registro, revisión, aprobación |
Descripción del evento | Información que detalla el tipo de evento que se realizo |
RELACIÓN DEL EVENTO | |
Regulación | Regulación o instrumento que establece la base legal o administrativa para la acción efectuada |
Agente | Agentes que están implicados en la acción |
GRUPO DE RELACIÓN: Contiene metadatos que asocian dos o más entidades. Para las entidades-documento, las relaciones típicas pueden incluir: controlado por, contenido en, utilizado por, creado para, entre otros. Los metadatos para definir una relación son: | |
Identificador de la entidad relacionada | Un vínculo a la identificación de la entidad relacionada, con el fin de identificar con precisión los objetos relacionados |
Tipo de relación | Expresa la naturaleza de la relación y el papel de la las entidades especificas vinculadas en la relación |
Fecha de la relación | El inicio y, si es relevante, la fecha de finalización de la relación |
Antes de iniciar con el diseño del esquema de metadatos para la gestión de documentos, se hace necesario determinar el alcance que tiene, considerando lo siguiente:
El esquema de metadatos de Colvatel S.A.E.S.P para Documentos Electrónicos de Archivo EMDEA 1.0 no adopta ningún modelo en particular, sino que se constituye a partir de la Norma NTC-ISO-23081-1. Así mismo toma como referencia los metadatos definidos de otros estándares o modelos de metadatos para la descripción archivística, tales como ISAD (G); ISDF para descripción de funciones; ISDIAH para describir instituciones de archivos e ISAAR (CPF) para describir personas naturales o jurídicas o familias, metadatos definidos en esquemas internacionales, como el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) español, el Australian Goverment Recordkeeping Metadata Standar (AGRkMS) Australiano, Encoded Archival Description (EAD), el Dublin Core y el Diccionario PREMIS, en razón a que contempla todo el ciclo vital de los documentos, todos los procesos de la Gestión Documental y recoge los elementos de metadatos primordiales de los esquemas internacionales con el fin de contar con un set de metadatos ampliado y suficiente para cumplir los requisitos básicos de interoperabilidad, preservación y recuperación de los documentos.
Se presenta un conjunto de metadatos mínimos requeridos que han de usarse para dar solución a las propias necesidades internas bajo el modelo de entidad única (solo documentos) para la gestión de los documentos, sus elementos y reglas de uso, pero no determina la tecnología ni los procedimientos para su implementación.
Es flexible porque los usuarios pueden implementar la totalidad de los metadatos que se proponen o hacerlo parcialmente, con la premisa de que no se omitan los de carácter obligatorio.
Es extensible, toda vez que Colvatel S.A.E.S.P puede incluir metadatos, elementos descriptivos de metadatos, esquemas de codificación y elementos de esquemas de codificación de acuerdo con sus necesidades y particularidades.
Antes de construir un esquema de metadatos para la gestión de documentos es necesario identificar las Entidades u objetos que intervienen en la gestión de documentos. Es decir, implica la inclusión de todos los actores que intervienen en el trabajo administrativo y participan en la producción y gestión de documentos.
Actores o Entidades que por causa de la rutina diaria están presentes en todo momento, que participan en la producción y la gestión documental. Pues bien, esos actores denominados en el EMDEA 1.0 Tipos de Entidades, son los Documentos, los Agentes, las Actividades, las Regulaciones y las Relaciones.
Los Tipos de Entidades agrupan otras Entidades, las cuales se denominan Categorías de Entidades y que comparten algunas características particulares que justamente permiten agruparlas. A continuación, se describen estas clases de Entidades.
No. | ENTIDAD | DESCRIPCIÓN |
1 | DOCUMENTOS | Son los documentos y sus agrupaciones en cualquier formato, creados, recibidos, usados y mantenidos por la institución u organización. Entidad en la cual gira todo el desarrollo del esquema de metadatos, integra categorías tales como los fondos documentales, las instituciones, las secciones, las subsecciones, las series documentales, las subseries documentales, los expedientes y los documentos |
2 | ACTIVIDADES | Todas aquellas funciones, procesos, procedimientos, operaciones, actividades y transacciones que desarrolla una entidad o institución, en las que se incluyen las actividades relacionadas con la gestión de documentos como ordenación, clasificación, descripción, conservación o preservación y difusión, entre otras, además de las actividades propias del negocio. |
3 | AGENTES | Quienes desarrollan actividades o trámites y además de producir documentos, los utilizan y ejecutan acciones enfocadas para su organización, preservación y difusión. En esta entidad se agrupan categorías como las personas, los sistemas de información, los grupos de trabajo, las unidades administrativas y las instituciones. |
4 | REGULACIONES | El marco normativo que regula la actuación administrativa de una institución o entidad y comprende entre otros, las reglas de procedimiento, las políticas y la legislación que aplican para las actividades del negocio y para la gestión de los documentos. |
5 | RELACIONES | Si bien nos son tangibles como las otras entidades, están presentes durante toda la operación de una institución o entidad y proporcionan los medios no solo para asociar a los documentos con su contexto administrativo sino también con su ciclo de vida a lo largo del tiempo. |
Figura 1. Estructura de Entidades
Fuente: autores con base en NTC-ISO 23081-1
Las agrupaciones son niveles o categorías que integran una entidad; estos niveles se establecen a partir de la identificación de relaciones jerárquicas, funcionales u organizacionales; es decir, en una entidad documento estaría descrito un documento simple, un expediente, una serie, entre otros; cada uno de estos niveles conforman una agrupación.
Figura 2 Niveles de agrupación
Guía de Metadatos Archivo General de la Nación, p. 11
Fuente: autores propios
Característica de las agrupaciones, la cual consiste en que una agrupación de nivel inferior hereda de uno superior un conjunto de metadatos; por ejemplo, un nivel de agrupación
documento hereda metadatos como tiempo de retención o disposición final definidos en una
agrupación Serie.
Figura 3 Herencia Tiempo de Retención: 5 años
Fuente: autores con base en NTC-ISO 23081-2, p. 16
En la creación e implementación de metadatos para la gestión de documentos, se pueden identificar en diferentes esquemas o en aplicaciones informáticas institucionales algunos metadatos, los cuales se pueden reutilizar en el esquema de metadatos para la gestión de documentos; por ejemplo, se pueden reutilizar metadatos asociados al nombre del autor o
título del documento presentes en otros esquemas o aplicaciones informáticas.
Se hace necesario que los metadatos reutilizados cumplan con los requisitos semánticos y sintácticos establecidos en el esquema de metadatos para la gestión de documentos; por ejemplo un metadato de fecha establecido en un esquema o aplicación informática institucional, puede ser semánticamente diferente al metadato de fecha establecido en el esquema de metadatos para la gestión de documentos; a su vez el metadato de fecha puede ser uno en el esquema o aplicación informática institucional, mientras que en el esquema de metadatos para la gestión de documentos pueden existir diferentes tipos de fechas.
En el esquema de metadatos para la gestión de documentos pueden existir conjuntos de metadatos relacionados que, por razones de integridad, necesitan ser gestionados como un conjunto, por ejemplo, describir en un documento un evento específico, necesita de metadatos como fecha, actividad, agente, entre otros. Los conjuntos de metadatos identificados requieren de la definición de una secuencia lógica, creando una interdependencia entre dichos metadatos, la cual ayuda a soportar la integridad de estos.
ENTIDAD 1. Documento
ID | ENTIDAD | CATEGORÍA ENTIDAD (Tipo de entidad) | NIVEL DE AGREGACIÓN (particular a general) | DEFINICIÓN |
1.1 | DOCUMENTO | FORMATO Y FORMULARIO | 1 | Son las estructuras físicas o electrónicas a través de las cuales se recopila información o se producen los documentos. |
1.2 | DOCUMENTO | DOCUMENTO | 2 | Es la unidad básica de la entidad Documentos, la cual puede ser un documento simple o estar integrado por otros documentos. |
1.3 | DOCUMENTO | EXPEDIENTE | 3 | Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí. Esta categoría puede estar compuesta por cualquiera que sea el tipo de información o por diversos tipos de documentos. |
1.4 | DOCUMENTO | SUBSERIE | 4 | Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. |
1.5 | DOCUMENTO | SERIE | 5 | Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un |
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. | ||||
1.6 | DOCUMENTO | SUBSECCIÓN | 6 | Es una división de la sección bajo la cual se agrupan los documentos de las unidades administrativas. |
1.7 | DOCUMENTO | SECCIÓN | 7 | Es una división del fondo que agrupa los documentos producidos por una unidad administrativa. |
1.8 | DOCUMENTO | FONDO | 8 | Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades, de acuerdo con la complejidad de su estructura puede dividirse en secciones y subsecciones. |
ID | ENTIDAD | CATEGORÍA ENTIDAD (Tipo de entidad) | NIVEL DE AGREGACIÓN (particular a general) | DEFINICIÓN |
2.1 | ACTIVIDADES | FLUJOS DE TRABAJO | 1 | Son una serie de procesos y procedimientos requeridos para realizar un trabajo, los cuales se detallan desde su inicio hasta su terminación. |
2.2 | ACTIVIDADES | ACTIVIDADES | 2 | Conjunto de tareas u operaciones necesarias para llevar a cabo en un procedimiento. |
2.3 | ACTIVIDADES | PROCEDIMIENTO | 3 | Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. |
2.4 | ACTIVIDADES | PROCESO | 4 | Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados |
2.5 | ACTIVIDADES | FUNCIONES | 5 | Objeto y marco general de obligaciones, competencias y actividades que cumplen las instituciones con el objetivo de satisfacer las necesidades de los ciudadanos, las cuales son asignadas a través de leyes y decretos. |
ID | ENTIDAD | CATEGORÍA ENTIDAD (Tipo de entidad) | NIVEL DE AGREGACIÓN (particular a general) | DEFINICIÓN |
3.1 | AGENTES | PERSONA | 1 | Son quienes desarrollan actividades o trámites y producen documentos, los utilizan. |
3.2 | AGENTES | SISTEMA | 2 | Herramienta informática en la cual ingresan datos los cuales son procesados mediante transacciones para obtener salidas y/o productos de acuerdo con su objetivo funcional. |
3.3 | AGENTES | GRUPOS | 3 | conjunto de personas o agentes clasificadas de acuerdo con unos atributos específicos. |
3.4 | AGENTES | UNIDADES ADMINISTRATIVAS | 4 | Son las dependencias u oficinas que integran la estructura orgánica de una institución, que desempeñan una serie de funciones, procesos y procedimientos y producen documentos. |
3.5 | AGENTES | INSTITUCIONES | 5 | Persona jurídica con funciones y competencias. |
ID | ENTIDAD | CATEGORÍA ENTIDAD (Tipo de entidad) | NIVEL DE AGREGACIÓN (particular a general) | DEFINICIÓN |
4.1 | REGULACIONES | REGLAS DE PROCEDIMIENTO | 1 | Conjunto de instrucciones procedimentales que determinan el método y los resultados de las actividades particulares del negocio, las cuales se implementan para cumplir con los requerimientos específicos del mismo. |
4.2 | REGULACIONES | POLITICAS | 2 | Conjunto de instrucciones generales con las que se regula ejecución de las operaciones del negocio y las normas con las cuales se ejecutan. |
4.3 | REGULACIONES | LEGISLACIÓN | 3 | Conjunto de disposiciones legales con las cuales se reglamentan las actividades del negocio. |
A continuación, se presentan los elementos descriptivos para los metadatos considerados según la necesidad en el Esquema de Metadatos para Documentos Electrónicos de Archivo- EMDEA 1.0.
Lo que más caracteriza a un documento es la información que contiene, la cual se registra a través de campos de información llamados en gestión documental «Metadatos». Inicialmente se puede definir un directorio general de metadatos, independientes de los tipos de documentos que los incluyen. Un mismo metadato puede ser utilizado en varios tipos de documentos. Básicamente un metadato puede contener cuatro tipos de información:
Además de los tipos anteriores se puede reconocer otros tipos de campos adicionales:
Esta descripción debe realizarse mediante la plantilla que sigue, en la cual se indica el significado y uso de cada uno de los campos.
ELEMENTO DESCRIPTIVOS DE METADATOS | |
Nombre del elemento o etiqueta | Descripción |
Identificador | Código o identificador único asignado a un elemento de metadato. Puede estar constituido por secuencias numéricas o alfanuméricas y que sirve como identificador de exportación o transferencia. Se asigna bajo la sintaxis: NombreEsquemaCodigoElemento |
Para EMDEA, siempre: EMDEACodigoElemento Ejemplo: EMDEA01 | |
Nombre | Nombre formal del elemento. Versión procesable por computador del título del elemento de metadato. Se asigna bajo la sintaxis: NombreEsquema.NombreElemento Para EMDEA, siempre: EMDEA.NombreElemento Ejemplo: EMDEA.Fecha |
Título | Nombre o con el cual se identifica un elemento de metadato y que puede ser legible por un humano. Texto. Mayúscula sostenida Ejemplo: FECHA INICIO |
Subelemento de | Referenciar por su Nombre el elemento de metadato del que depende y sin el cual no puede utilizarse |
Subelementos | Referenciar por su Nombre el/los elemento/s de metadato que contiene |
Descripción | Describe de manera breve el contenido del metadato |
Aplicabilidad | Describe a que entidad es aplicable el metadato, es decir, de acuerdo con el modelo definido para el esquema, si aplica para un documento o actividades, para el agente o productor para las regulaciones o relaciones |
Obligatoriedad | Si el metadato es Obligatorio, Condicional, Opcional |
Repetibilidad | Si el metadato es o no repetible. (Si/No) |
Ocurrencias mínimas | Número mínimo de valores que se pueden asignar a un elemento de metadato |
Ocurrencias máximas | Número máximo de valores que se pueden asignar a un elemento de metadato |
Tipo de dato | Este elemento sirve para describir el tipo de dato a utilizar para la captura de información (Texto (Char), Numérico (Int), Fecha, Date Time, booleano, Memo y otros) |
Longitud máxima permitida | Registra la cantidad máxima de caracteres que debe contener el metadato |
Modo captura | Forma como el metadato debe ser capturado. (Automático/Manual) |
Orden de presentación | Orden de presentación visual en la entidad |
Valores | Sintaxis de acuerdo con esquemas y Fuente Autorizada |
Valor predeterminado | Describe en el metadato un valor definido por defecto desde su creación |
Modificable | Indicador que señala si un elemento de metadatos es modificable por la entidad Agentes |
Idioma | Específica el idioma del contenido del objeto o documento digital. Ejemplo: Español |
Finalidad | Propósito a lograr con el uso del metadato |
Indicador para conservar o destruir | Boolean – Sirve para indicar si un elemento de metadato debe eliminarse cuando se destruye la entidad a la que pertenece |
Compatibilidad | Indica con cuáles modelos de metadatos puede compatibilizar el contenido |
Notas de Alcance | Información de orientación para la comprensión y uso del metadato |
Ejemplo | Ejemplos de uso |
Nombre formal | Esquema de Metadatos de Colvatel S.A.E.S.P para Documentos Electrónicos de Archivo EMDEA 1.0 |
Versión | 1.0 |
Fecha de elaboración | Noviembre de 2021 |
Aplicación | Documentos electrónicos de archivo generados por Colvatel S.A.E.S.P en desarrollo de sus funciones. |
Responsable Instrumento | Área Gerencia de Proyectos de Gestión Documental |
Para cada metadato identificado (Véase « Tabla General Metadatos«), se incluye la siguiente información con la codificación correspondiente:
IDENTIFICADOR | EMDEA01 |
NOMBRE | EMDEA.Código Fondo Documental |
TÍTULO | CÓDIGO FONDO |
DESCRIPCIÓN | Código del productor (persona natural o jurídica) responsable de la producción del fondo documental |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Fondo |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | ISO 3166-2:CO Codificación de la división político administrativa de Colombia – divipola |
LONGITUD | 15 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latín – Latín; ISO 639 (español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | No aplica |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | CO-DC-AGN; CO-11001-AGN; CO-AGN; CO-ANT-AHA; CO-05-AHA |
IDENTIFICADOR | EMDEA02 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Fondo Documental |
TÍTULO | NOMBRE FONDO |
DESCRIPCIÓN | Nombre del productor (persona natural o jurídica) responsable de la producción del fondo documental |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Fondo |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | No aplica |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL |
IDENTIFICADOR | EMDEA03 |
NOMBRE | EMDEA.Código Sección |
TÍTULO | CÓDIGO SECCIÓN |
DESCRIPCIÓN | Código de la división del fondo que agrupa los documentos producidos por una unidad administrativa |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | Fondo |
TIPO DE DATO | Alfanumérico
|
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental, Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 15 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | |
EJEMPLO | CO-DC-CVL-XXX; CO-11001- CVL-XXX; CO-CVL-XXX; CO-ANT-AHA; CO-05-AHA |
IDENTIFICADOR | EMDEA04 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Sección |
TÍTULO | NOMBRE SECCIÓN |
DESCRIPCIÓN | Nombre de la división del fondo documental que agrupa los documentos producidos por una unidad administrativa |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | Fondo |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Subdirección Administrativa y Financiera |
IDENTIFICADOR | EMDEA05 |
NOMBRE | EMDEA.Código Subsección |
TÍTULO | CÓDIGO SUBSECCIÓN |
DESCRIPCIÓN | Código de la subdivisión de la sección del fondo que agrupa los documentos producidos por una unidad administrativa |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | Fondo |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 15 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | CO-DC-CVL-XXX-XXXX; CO-11001-CVL-XXX-XXXX |
IDENTIFICADOR | EMDEA06 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Subsección |
TÍTULO | NOMBRE SUBSECCIÓN |
DESCRIPCIÓN | Nombre de la subdivisión de la sección del fondo documental que agrupa los documentos producidos por una unidad administrativa |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | Fondo |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS
|
PATRÓN | No aplica |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Gestión Documental |
IDENTIFICADOR | EMDEA07 |
NOMBRE | EMDEA.Código Unidad Administrativa |
TÍTULO | CÓDIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA |
DESCRIPCIÓN | Código de la unidad administrativa (dependencia o área) de nivel jerárquico responsable de la producción del expediente |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Sección / Subsección |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 10 (Gerencia General) |
IDENTIFICADOR | EMDEA08 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Unidad Administrativa |
TÍTULO | NOMBRE UNIDAD ADMINISTRATIVA |
DESCRIPCIÓN | Nombre de la unidad administrativa (dependencia o área) de nivel jerárquico responsable de la producción del expediente |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Sección / Subsección |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 50 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Gerencia General |
IDENTIFICADOR | EMDEA09 |
NOMBRE | EMDEA.Código SubFondo Documental |
TÍTULO | CÓDIGO SUBFONDO |
DESCRIPCIÓN | Código del productor (persona natural o jurídica) responsable de la producción del subfondo documental |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | SubFondo |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | ISO 3166-2:CO Codificación de la división político administrativa de Colombia – divipola |
LONGITUD | 15 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latín – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | |
EJEMPLO | CO-DC-AGN; CO-11001-AGN; CO-AGN; CO-ANT-AHA; CO-05-AHA |
IDENTIFICADOR | EMDEA10 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre SubFondo Documental |
TÍTULO | NOMBRE SUBFONDO |
DESCRIPCIÓN | Nombre del productor (persona natural o jurídica) responsable de la producción del subfondo documental |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | SubFondo |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | No aplica |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | SUBFONDO VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS |
IDENTIFICADOR | EMDEA11 |
NOMBRE | EMDEA.Código Unidad Administrativa SubFondo |
TÍTULO | CODIGO UNIDAD ADM SUB |
DESCRIPCIÓN | Código de la unidad administrativa (dependencia o área) de nivel jerárquico responsable de la producción del expediente |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | Sección / Subsección |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental Organigrama / Estructura Orgánico-Funcional |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín, ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 10 (Gerencia General) |
IDENTIFICADOR | EMDEA12 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Unidad Administrativa SubFondo |
TÍTULO | NOMBRE UNIDAD ADM SUB |
DESCRIPCIÓN | Nombre de la unidad administrativa (dependencia o área) de nivel jerárquico responsable de la producción del expediente |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | Sección / Subsección |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental Organigrama / Estructura Orgánico-Funcional |
LONGITUD | 50 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Subgerencia General |
IDENTIFICADOR | EMDEA13 |
NOMBRE | EMDEA.Código del Proceso |
TÍTULO | CODIGO PROCESO |
DESCRIPCIÓN | Código del proceso definido en el Mapa de Procesos, el Subsistema de Gestión de Calidad y el Sistema Integrado de Gestión |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Mapa de Procesos Descripción del proceso Cuadro de caracterización del proceso Listado maestro de documentos y registros |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | GD-05-V4 |
IDENTIFICADOR | EMDEA14 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre del Proceso |
TÍTULO | NOMBRE PROCESO |
DESCRIPCIÓN | Nombre del conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Listado maestro de documentos y registros |
LONGITUD | 50 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Gestión Documental |
IDENTIFICADOR | EMDEA15 |
NOMBRE | EMDEA.Código del Procedimiento |
TÍTULO | CODIGO PROCEDIMIENTO |
DESCRIPCIÓN | Código de clasificación del procedimiento definido en el Mapa de Procesos, el Subsistema de Gestión de Calidad y el Sistema Integrado de Gestión |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Listado maestro de documentos y registros |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | TDP-05-V3 |
IDENTIFICADOR | EMDEA16 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre del Procedimiento |
TÍTULO | NOMBRE PROCEDIMIENTO |
DESCRIPCIÓN | Nombre del procedimiento de forma específica que lleva a cabo un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o un proceso o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Listado maestro de documentos y registros |
LONGITUD | 50 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Transferencias Documentales Primarias |
IDENTIFICADOR | EMDEA17 |
NOMBRE EMDEA.Código de la Serie Documental
TÍTULO | CODIGO SERIE |
DESCRIPCIÓN | Código de la serie documental definida en el CCD, TRD o TVD vigente, aprobada y convalidada |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 5 (INFORMES) |
IDENTIFICADOR | EMDEA18 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre de la Serie Documental |
TÍTULO | NOMBRE SERIE |
DESCRIPCIÓN | Nombre de la serie documental que agrupa un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 50 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | INFORMES |
IDENTIFICADOR | EMDEA19 |
NOMBRE | EMDEA.Código de la Subserie Documental |
TÍTULO | CODIGO SUBSERIE |
DESCRIPCIÓN | Código de la subserie documental definida en el CCD, TRD o TVD vigente, aprobada y convalidada |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Cuadro de Clasificación Documental Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 5.13. (Informes Institucionales) |
IDENTIFICADOR | EMDEA20 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre de la Subserie Documental |
TÍTULO | NOMBRE SUBSERIE |
DESCRIPCIÓN | Nombre de las subseries documentales (Conjunto de unidades documentales) que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas |
APLICABILIDAD | ENTIDAD DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES Cuadro de Clasificación Documental
Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental | |
LONGITUD | 50 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Informes Institucionales |
IDENTIFICADOR | EMDEA21 |
NOMBRE | EMDEA.Número de identificación expediente |
TÍTULO | IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Código que identifica de forma única e inequívoca el expediente al que pertenece el documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO; CATEGORÍA: EXPEDIENTE, DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Automático dado por el SGDEA |
LONGITUD | 25 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AÑO_Cód_UniAdm_CódSerie_CódSub_#_Exp |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2020-100-5-13-XXXXX01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA22 |
NOMBRE | EMDEA.Título del expediente |
TÍTULO | TÍTULO EXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Título normalizado del expediente electrónico, entendiéndolo como el conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO; CATEGORÍA: EXPEDIENTE, DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | |
LONGITUD | 250 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AÑO_Cód_UniAdm_CódSerie_CódSub_#_Exp |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 062 de 2016 suscrito entre Luis Eduardo Aguja Quesada y Colvatel S.A. E.S.P |
IDENTIFICADOR | EMDEA23 |
NOMBRE | EMDEA.Fecha inicio |
TÍTULO | FECHA APERTURA EXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Fecha que indica el momento de inicio del trámite y apertura del documento que abre un expediente de una entidad |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO; CATEGORÍA: EXPEDIENTE, DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Según el formato internacional definido por ISO 8601 AAAA es el año [todos los dígitos, p.ej. 2012] MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)] DD es el día [01 hasta 31] |
LONGITUD | 10 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS
PATRÓN | AAAA-MM-DD |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2016-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA24 |
NOMBRE | EMDEA.Fecha final |
TÍTULO | FECHA CIERRE EXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Fecha que indica el momento de cierre y conclusión del trámite de un expediente de una entidad |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: EXPEDIENTE |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Según el formato internacional definido por ISO 8601 AAAA es el año [todos los dígitos, p.ej. 2012] MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)] DD es el día [01 hasta 31] |
LONGITUD | 10 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AAAA-MM-DD |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-12-31 |
IDENTIFICADOR | EMDEA25 |
NOMBRE | EMDEA.Palabras clave del expediente |
TÍTULO | PALABRAS CLAVE EXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Palabras o frases clave que identifican el expediente |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: EXPEDIENTE |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Banco terminológico |
LONGITUD | 20 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – latín; ISO 639 (español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Contrato, Contratista, No. de Contrato, Asunto, Temática |
IDENTIFICADOR | EMDEA26 |
NOMBRE | EMDEA.Estado |
TÍTULO | ESTADO |
DESCRIPCIÓN | Estado en el que se encuentra un expediente desde su creación hasta su disposición final |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: EXPEDIENTE |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Abierto Cerrado |
LONGITUD | 7 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | Abierto |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Abierto, Cerrado |
IDENTIFICADOR | EMDEA27 |
NOMBRE | EMDEA.URI |
TÍTULO | URI EXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Cadena de caracteres que identifica los recursos (expedientes) dispuestos en la red de forma unívoca |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: EXPEDIENTE |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | |
LONGITUD | 150 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | Dirección o recorrido (“path”) de ubicación del directorio en donde se almacena el expediente |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | esquema://máquina/directorio/expediente# |
IDENTIFICADOR | EMDEA28 |
NOMBRE | EMDEA.Número de identificación Subexpediente |
TÍTULO | IDENTIFICACIÓN SUBEXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Código que identifica de forma única e inequívoca el subexpediente al que pertenece el documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: EXPEDIENTE |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Automático dado por el SGDEA |
LONGITUD | 30 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AÑO_Cód_UniAdm_CódSerie_CódSub_#_Exp_CódSub_#_Exp |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2020-100-5-13-XXXXX01-XXXXX01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA29 |
NOMBRE | EMDEA.Título del Subexpediente |
TÍTULO | TÍTULO SUBEXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Título normalizado del subexpediente electrónico, entendiéndolo como el conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o |
asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados | |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO; CATEGORÍA: EXPEDIENTE, DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | |
LONGITUD | 250 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AÑO_Cód_UniAdm_CódSerie_CódSub_#_Exp |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 062 de 2016 suscrito entre Luis Eduardo Aguja Quesada y Colvatel S.A. E.S.P |
IDENTIFICADOR | EMDEA30 |
NOMBRE | EMDEA.Fecha inicial del Subexpediente |
TÍTULO | FECHA APERTURA SUBEXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Fecha que indica el momento de inicio del trámite y apertura del documento que abre un subexpediente de una entidad |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO; CATEGORÍA: EXPEDIENTE, DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Según el formato internacional definido por ISO 8601 AAAA es el año [todos los dígitos, p.ej. 2012] MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)] DD es el día [01 hasta 31] |
LONGITUD | 10 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AAAA-MM-DD |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2016-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA31 |
NOMBRE | EMDEA.Fecha final del Subexpediente |
TÍTULO | FECHA CIERRE SUBEXPEDIENTE |
DESCRIPCIÓN | Fecha que indica el momento de cierre y conclusión del trámite de un subexpediente de una entidad |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO; CATEGORÍA: EXPEDIENTE, DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Expediente |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Según el formato internacional definido por ISO 8601 AAAA es el año [todos los dígitos, p.ej. 2012] MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)] DD es el día [01 hasta 31] |
LONGITUD | 10 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AAAA-MM-DD |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-12-31 |
IDENTIFICADOR | EMDEA32 |
NOMBRE | EMDEA.Código del documento |
TÍTULO | CÓDIGO DOCUMENTO |
DESCRIPCIÓN | Código que identifica de forma única e inequívoca al documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Automático dado por el SGDEA |
LONGITUD | 25 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | AÑO_Cód_UniAdm_CódSerie_CódSub_#_Exp_#_Doc |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-100-5-13-XXXXX01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA33 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre del documento |
TÍTULO | NOMBRE DOCUMENTO |
DESCRIPCIÓN | Describe el documento asignándole un nombre claro y preciso acorde con lo definido en el procedimiento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 062 de 2021 |
IDENTIFICADOR | EMDEA34 |
NOMBRE | EMDEA.Tipología documental |
TÍTULO | TIPOLOGÍA DOCUMENTAL |
DESCRIPCIÓN | Corresponde a la unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental Anexo Esquema de Tipos de Documentos (Tabla, página 39) |
LONGITUD | 25 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015. Véase tabla general de metadatos, hoja «Tipologías» |
EJEMPLO | Contrato, Acta, Memorando, Factura, Informe |
IDENTIFICADOR | EMDEA35 |
NOMBRE | EMDEA.Asunto |
TÍTULO | ASUNTO |
DESCRIPCIÓN | Corresponde a la descripción de la unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | |
LONGITUD | 250 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | No aplica |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Remisión del Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 062 de 2021 |
IDENTIFICADOR | EMDEA36 |
NOMBRE | EMDEA.Anexos |
TÍTULO | ANEXOS |
DESCRIPCIÓN | Documentos e información extra que ayuda a complementar el documento principal |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Si, No |
LONGITUD | 2 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO |
IDENTIFICADOR | EMDEA37 |
NOMBRE | EMDEA.Número Anexos |
TÍTULO | NÚMERO ANEXOS |
DESCRIPCIÓN | Número o cantidad de documentos e información extra que ayuda a complementar el documento principal |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | 1, 2, 3….N |
LONGITUD | 2 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | 0 |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 1 |
IDENTIFICADOR | EMDEA38 |
NOMBRE | EMDEA.Observaciones |
TÍTULO | OBSERVACIONES |
DESCRIPCIÓN | Información extra que ayuda a complementar el registro del documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Memo |
VALORES | |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO |
IDENTIFICADOR | EMDEA39 |
NOMBRE | EMDEA.Fecha de creación del documento |
TÍTULO | FECHA CREACIÓN |
DESCRIPCIÓN | Fecha de creación del documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Según el formato internacional definido por ISO 8601 AAAA es el año [todos los dígitos, p.ej. 2012] MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)] DD es el día [01 hasta 31] |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
IDIOMA Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa)
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | aaaa-mm-dd |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA40 |
NOMBRE | EMDEA.Fecha de declaración del documento de archivo |
TÍTULO | FECHA DECLARACIÓN |
DESCRIPCIÓN | Fecha de declaración del documento de archivo en el SGD o SGDEA |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Según el formato internacional definido por ISO 8601 AAAA es el año [todos los dígitos, p.ej. 2012] MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)] DD es el día [01 hasta 31] |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | aaaa-mm-dd |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA41 |
NOMBRE | EMDEA.Valor Huella |
TÍTULO | VALOR HUELLA |
DESCRIPCIÓN | Hash que representa de forma única el documento; Función hash y RSA |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES |
LONGITUD
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO |
IDENTIFICADOR | EMDEA42 |
NOMBRE | EMDEA.Función Resumen |
TÍTULO | RESUMEN |
DESCRIPCIÓN | Identificador de la función que se utilizó para calcular el valor de la huella. |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO |
IDENTIFICADOR | EMDEA43 |
NOMBRE | EMDEA.Número de páginas |
TÍTULO | PÁGINAS |
APLICABILIDAD ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | 0 |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | No aplica |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 1, 10, 20, 40…200 |
IDENTIFICADOR | EMDEA44 |
NOMBRE | EMDEA.Número de folios |
TÍTULO | FOLIOS |
DESCRIPCIÓN | Corresponde al número de hojas que puede tener un documento electrónico (aplican para documentos que fueron digitalizados e incorporados al sistema) |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | 0 |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 1, 10, 20, 40…200 |
IDENTIFICADOR | EMDEA45 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Formato |
TÍTULO | FORMATO |
DESCRIPCIÓN | Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para asegurar la independencia de los datos de sus soportes |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Tabla de formato de documentos |
LONGITUD | 15 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | Formatos admitidos (texto, imagen, audio, video y contenedor) |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Texto, Imagen, Audio, Video |
IDENTIFICADOR | EMDEA46 |
NOMBRE | EMDEA.Tipo de Formato |
TÍTULO | TIPO FORMATO |
DESCRIPCIÓN | Tipo del formato en que fue creado y almacenado el documento electrónico |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Tabla de formato de documentos |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN Formatos admitidos (texto, imagen, audio, video y contenedor)
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | PDF/A, TIFF, JPG |
IDENTIFICADOR | EMDEA47 |
NOMBRE | EMDEA.Tamaño |
TÍTULO | TAMAÑO |
DESCRIPCIÓN | Tamaño lógico o duración del documento que proporciona información específica acerca del almacenamiento, conservación y representación de los documentos |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Unidades de información (del byte) |
LONGITUD | 10 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | 0 |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 1.768 KB |
IDENTIFICADOR | EMDEA48 |
NOMBRE | EMDEA.Área productora |
TÍTULO | ÁREA PRODUCTORA |
DESCRIPCIÓN | Nombre del área o empresa que produce el documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Subdirección Administrativa y Financiera |
IDENTIFICADOR | EMDEA49 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Productor o Autor |
TÍTULO | NOMBRE PRODUCTOR O AUTOR |
DESCRIPCIÓN | Identifica la persona que creó o generó el documento electrónico o a la persona competente que bajo su responsabilidad o en su nombre el documento es creado |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Luis Eduardo Aguja Quesada |
IDENTIFICADOR | EMDEA50 |
NOMBRE | EMDEA.Cargo Productor o Autor |
TÍTULO | CARGO PRODUCTOR O AUTOR |
DESCRIPCIÓN | Identifica el cargo de la persona que creó o generó el documento electrónico |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Subdirectora de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones |
IDENTIFICADOR | EMDEA51 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Proyector |
TÍTULO | NOMBRE PRODUCTOR |
DESCRIPCIÓN | Identifica la persona responsable de elaborar el contenido del documento electrónico |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Luis Eduardo Aguja Quesada |
IDENTIFICADOR | EMDEA52 |
NOMBRE | EMDEA.Cargo Proyector |
TÍTULO | CARGO PROYECTOR |
DESCRIPCIÓN | Identifica el cargo de la persona que elaboró el contenido del documento electrónico |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Gerente de Proyecto |
IDENTIFICADOR | EMDEA53 |
NOMBRE | EMDEA.Nombre Firmante |
TÍTULO | NOMBRE FIRMANTE |
DESCRIPCIÓN | Identifica la persona natural o jurídica que firmó el documento electrónico |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Luis Eduardo Aguja Quesada |
IDENTIFICADOR | EMDEA54 |
NOMBRE | EMDEA.Cargo Firmante |
TÍTULO | CARGO FIRMANTE |
DESCRIPCIÓN | Identifica el cargo de la persona natural o jurídica que firmó el documento electrónico |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Subdirectora de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones |
IDENTIFICADOR | EMDEA55 |
NOMBRE | EMDEA.Correo Electrónico Firmante |
TÍTULO | EMAIL FIRMANTE |
DESCRIPCIÓN | Correo electrónico de la persona natural o jurídica que firmó el documento electrónico |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Directorio de usuarios (directorio activo) |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | subdirector@colvatel.com |
IDENTIFICADOR | EMDEA56 |
NOMBRE | EMDEA.Palabras clave del documento |
TÍTULO | PALABRAS CLAVE DOCUMENTO |
DESCRIPCIÓN | Palabras clave que identifican el documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | Banco Terminológico |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Manual |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | Contrato, Contratista, No. de Contrato, Asunto, Temática |
IDENTIFICADOR | EMDEA57 |
NOMBRE | EMDEA.Código Nivel de Acceso |
TÍTULO | CÓDIGO NIVEL ACCESO |
DESCRIPCIÓN | Código del nivel de acceso según el tipo de información |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | Tabla de control de acceso Índice de información clasificada y reservada |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | 01 (público), 02 (reservado), 03 (clasificado) |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA58 |
NOMBRE | EMDEA.Nivel de Acceso |
TÍTULO | NIVEL ACCESO |
DESCRIPCIÓN | Nivel de acceso según el tipo de información |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | Tabla de control de acceso Índice de información clasificada y reservada |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | |
MODIFICABLE | Si |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | 01 (público), 02 (reservado), 03 (clasificado) |
REPETICIÓN | Múltiple |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | reservado |
IDENTIFICADOR | EMDEA59 |
NOMBRE | EMDEA.Fecha_Emisión_Firma |
TÍTULO | FECHA DE EMISIÓN FIRMA |
DESCRIPCIÓN | Fecha de emisión firmado del documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Obligatorio |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Según el formato internacional definido por ISO 8601 AAAA es el año [todos los dígitos, p.ej. 2012] MM es el mes [01 (Enero) hasta 12 (Diciembre)] DD es el día [01 hasta 31] |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | aaaa-mm-dd |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA60 |
NOMBRE | EMDEA.Formato_Firma |
TÍTULO | FORMATO FIRMA |
DESCRIPCIÓN | Formato de la firma empleada en el documento. |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | |
LONGITUD | 100 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | No |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | electrónica |
IDENTIFICADOR | EMDEA61 |
NOMBRE | EMDEA.Número_de_serie_del_certificado |
TÍTULO | NUMERO DE SERIE DEL CERTIFICADO |
DESCRIPCIÓN | Numero asignado como serie del certificado |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | No aplica |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | No aplica |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA62 |
NOMBRE | EMDEA.Proveedor_del_servicio_de_Certificacion |
TÍTULO | PROVEEDOR DEL SERVICIO DE CERTIFICACIÓN |
DESCRIPCIÓN | Nombre del proveedor de la certificación. |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | No aplica |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | Nombre |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA63 |
NOMBRE | EMDEA.Certificado_valido_desde |
TÍTULO | FIRMA VALIDA DESDE |
DESCRIPCIÓN | Fecha en la cual se inicia la validez de la firma. |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD Opcional
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | No aplica |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | aaaa-mm-dd |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA64 |
NOMBRE | EMDEA.Certificado_valido_ hasta |
TÍTULO | FIRMA VALIDAD HASTA |
DESCRIPCIÓN | Fecha de en la cual termina la validez de la firma |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | No aplica |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | aaaa-mm-dd |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR EMDEA65
NOMBRE | EMDEA.Versión_TRD |
TÍTULO | VERSIÓN TRD |
DESCRIPCIÓN | Versión de la TRD asociada al documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Alfanumérico |
VALORES | No aplica |
LONGITUD | 2 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | v |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 2021-01-01 |
IDENTIFICADOR | EMDEA66 |
NOMBRE | EMDEA.Tiempo_de_retención_en_archivo_de_gestión |
TÍTULO | TIEMPO DE RETENCIÓN EN ARCHIVO DE GESTIÓN |
DESCRIPCIÓN | Fecha de emisión firmado del documento |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | Tabla de Retención Documental |
LONGITUD | |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS
PATRÓN | años |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 5 |
IDENTIFICADOR | EMDEA67 |
NOMBRE | EMDEA.Tiempo_de_retención_en_archivo_central |
TÍTULO | TIEMPO DE RETENCIÓN EN ARCHIVO CENTRAL |
DESCRIPCIÓN | Tiempo de retención de los documentos según TRD en Archivo Central |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Fecha |
VALORES | Tabla de Retención Documental |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | años |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 7 |
IDENTIFICADOR | EMDEA68 |
NOMBRE | EMDEA.Tiempo_total_de_retención |
TÍTULO | TIEMPO TOTAL DE RETENCIÓN |
DESCRIPCIÓN | Tiempo total que se debe conservar el documento antes de la disposición final. |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO |
OBLIGATORIEDAD | Opcional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Numérico |
VALORES | Tabla de Retención Documental |
LONGITUD | 5 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | años |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | 12 |
IDENTIFICADOR | EMDEA69 |
NOMBRE | EMDEA.Entidad |
TÍTULO | ENTIDAD |
DESCRIPCIÓN | Representan los principales componentes que permiten comprender el entorno de las actividades de gestión de la entidad u organización, entre estos se encuentran incluidos los Documentos, los Agentes, las Actividades, las Regulaciones y las Relaciones. |
APLICABILIDAD | ENTIDAD: DOCUMENTO, CATEGORÍA: DOCUMENTO (Simple) |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Tabla Entidades (Véase tabla página 11). |
LONGITUD | 12 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | (1) DOCUMENTOS, (2) ACTIVIDADES, (3) AGENTES, (4) REGULACIONES |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | DOCUMENTOS |
IDENTIFICADOR | EMDEA70 |
NOMBRE | EMDEA.Tipo de Entidad |
TÍTULO | TIPO DE ENTIDAD |
DESCRIPCIÓN | Representan categorías o agrupaciones o niveles que integran una entidad; estos niveles se establecen a partir de la identificación de relaciones jerárquicas, funcionales u organizacionales |
APLICABILIDAD | Todas las entidades |
OBLIGATORIEDAD | Condicional |
HERENCIA | No aplica |
TIPO DE DATO | Texto |
VALORES | Tabla Categorías de Entidades/Agrupaciones y Nivel de Agregación (Véase tabla página 11). |
LONGITUD | 25 |
MODO DE CAPTURA | Automático |
ORDEN DE PRESENTACIÓN | No aplica |
VALOR PREDETERMINADO | No aplica |
MODIFICABLE | No |
IDIOMA | Código ISO 15924, Latn – Latín; ISO 639 (Español, castellano es-spa) |
INDICADOR PARA CONSERVAR O DESTRUIR | No |
COMPATIBILIDAD | Norma NTC-ISO 23081, Dublin Core y el Diccionario PREMIS |
PATRÓN | (1.1) FORMATOS Y FORMULARIOS, (1.2) DOCUMENTOS, (1.3.) EXPEDIENTE |
REPETICIÓN | Único |
COMENTARIO | Metadato exigido Decreto 1080 de 2015 |
EJEMPLO | EXPEDIENTE, DOCUMENTO, SUBSERIE, SERIE |
Se presenta la siguiente tabla de relación genérica de tipos documentales puede ser extensiva en la medida de las necesidades de Colvatel S.A.E.S.P, pero cada adición debe referirse al genérico del documento más no al especifico, para ampliar una descripción al nivel de especificidad del tipo documental se podrá utilizar otro metadato.
Código | Tipo Documental |
TD01 | Acta |
TD02 | Acuerdo |
TD03 | Afiche |
TD04 | Alegato |
TD05 | Anteproyecto |
TD06 | Auto |
TD07 | Autorización |
TD08 | Boletín |
TD09 | Certificación |
TD10 | Circular |
TD11 | Citación |
TD12 | Comprobante |
TD13 | Comprobante |
TD14 | Comunicación |
TD15 | Concepto |
TD16 | Conciliación |
TD17 | Contrato |
TD18 | Convenio |
TD19 | Convocatoria |
TD20 | Cuenta |
TD21 | Declaración |
TD22 | Declaración |
TD23 | Decreto |
TD24 | Denuncia |
TD25 | Diagnóstico |
TD26 | Edicto |
TD27 | Escritura |
TD28 | Estado |
TD29 | Estudio |
TD30 | Evaluación |
TD31 | Factura |
TD32 | Fallo |
TD33 | Guía |
TD34 | Informe |
TD35 | Inventario |
TD36 | Invitación |
TD37 | Libro |
TD38 | Licencia |
TD39 | Manual |
TD40 | Mapa |
TD41 | Nomina |
TD42 | Notificación |
TD43 | Oficio |
TD44 | Ordenanza |
TD45 | Permiso |
TD46 | Petición |
TD47 | Plan |
TD48 | Plano |
TD49 | Prescripción |
TD50 | Programa |
TD51 | Protocolo |
TD52 | Proyecto |
TD53 | Proyecto |
TD54 | Queja |
TD55 | Reclamo |
TD56 | Recusación |
TD57 | Reglamento |
TD58 | Remisión |
TD59 | Resolución |
TD60 | Solicitud |
[1] Asociación Española de Normalización. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. UNE-ISO 23081-1. Madrid: AENOR, p. 6
[2] Guía de Metadatos Archivo General de la Nación, p. 13-14
[3] Guía de Metadatos Archivo General de la Nación, p. 14-15
[4] Guía de Metadatos Archivo General de la Nación, p. 15