Prestamos servicios integrales de gestión documental con los más altos estándares de calidad, y alineados con la normatividad vigente.
“Contamos con recurso humano altamente capacitado, así como con herramientas técnicas y espacios físicos adecuados para llevar a cabo una excelente gestión documental”
Implementación de Software de gestión documental
Ofrecemos un sistema web que le permite a las entidades gestionar la trazabilidad de los documentos, reduciendo sustancialmente el manejo de documentos físicos.
Elaboración de instrumentos archivísticos
Elaboramos de instrumentos archivísticos, dentro del servicio se ofrece el acompañamiento a nuestros clientes ante el Archivo General de la Nación (AGN) hasta su validación.
Inventario físico y digital.
Realizamos el inventario físico y digital. Elaborando la relación sistemática y detallada de las unidades de fondos documentales, siguiendo la organización de las series documentales.
Digitalización e Indexación.
Prestamos los servicios de alquiler de equipos de scanner de alto rendimiento y personal calificado para convertir los documentos que se encuentren en formato papel, en una fiel imagen digital.
Ventanilla única Gestión de correspondencia
Realizamos la gestión de los servicios de recepción, radicación, registro, clasificación y distribución de las comunicaciones enviadas y recibidas.
Custodia de medios magnéticos y de papel
Realizamos la gestión de los servicios de recepción, radicación, registro, clasificación y distribución, prestando servicios de consulta y transporte documental.
Organización física y técnica
Ofrecemos los servicios de clasificación y ordenación de documentos de archivo, de series y subseries, simples y complejas, con base en la Tabla de Retención Documental (TRD).
Infraestructura Servicios de custodia
COLVATEL cuenta con sus propias instalaciones para custodia, administración y gestión de archivo, cumpliendo con los más altos estándares de calidad, la normativa vigente y los lineamientos dados por Archivo General de la Nación.
Prestamos servicios de custodia de documentos físicos, de medios magnéticos en bóveda y con áreas dotadas para la operación y ejecución de proyectos de gestión documental.
Contamos con la infraestructura y protocolos para llevar a cabo una custodia segura y preservar la información de nuestros clientes, con dos anillos de seguridad, sensores biométricos, control de acceso maestro, cámaras de seguridad, sensores de movimiento, sistema de detectores de humo e inundación, red de extintores e hidrantes, la plataforma está conectada al cuerpo de bomberos, con un sistema de monitoreo 24 horas al día.
Mantenemos la cadena de custodia ofreciendo transporte de la información en vehículos dotados con GPS y en caso de ser requerido con escolta, con protocolos robustos de seguridad en atención de consultas cumpliendo con los acuerdos de niveles de servicio de nuestros clientes.
Infraestructura - Custodia Funza
Via Siberia – Funza
Área total 2.771 m2
Bóveda de medios magnéticos
Estantería pesada con entrepisos
Área para desarrollar proyectos de gestión documental
Infraestructura - Fontibón (Cofradía)
Contamos con un área adaptable a las necesidades de nuestros clientes la cual cuenta con espacio para desarrollar proyectos de custodia y gestión documental.
Software de gestión documental
COLVADOC es la herramienta de software en la nube que lo ayuda a afrontar la transformación y consolidación digital de su compañía, sin la molestia de proyectos de desarrollo complejos y evitando la obsolescencia digital, no tendrá la necesidad de programadores para automatizar su negocio.
Nuestra experiencia en cifras
Algunos de nuestros clientes
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