En Colvatel queremos ayudarle a optimizar el trabajo de su empresa, fomentando un entorno colaborativo donde usted pueda tener disponible la información a través de una adecuada gestión documental y de esta manera, poder tener la información al momento de ser requerida y en un buen estado de conservación, facilitando la analítica para la toma de decisiones y contribuyendo a la productividad de los procesos en las organizaciones.
La gestión documental es un proceso que tiene varias etapas de implementación, por un lado, y de digitalización, por otro. No obstante, pueden variar levemente de unos sistemas a otros. Este proceso es muy importante, ya que de él depende el progreso o el retroceso de la actividad empresarial en términos de manejo de información.
Hoy les contaremos sobre las fases generales de la gestión de documentos, que se fundamentan en una serie de principios y estrategias para garantizar el uso adecuado de la información.
De acuerdo al estudio académico de la Facultad de Ingeniería de Sistemas del Tecnológico de Monterrey en México, las 8 fases de la gestión documental en empresas son:
1.Planeación:
Es la primera fase del programa y comprende todas aquellas actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la empresa en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo. En ella se incluye el análisis de procesos, el diseño de normas y objetivos de gestión basados en la producción, el almacenamiento y la categorización, el análisis diplomático y el registro en el sistema de gestión documental.
Esta etapa facilita la implementación del Programa de Gestión Documental y permite identificar los problemas y las oportunidades, así como los objetivos y los requerimientos de la información.
2.Producción:
En esta etapa de la gestión documental se evalúan los ficheros y la información, además de su creación, categorización e ingreso, creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de la información. Se tiene en cuenta la relevancia y la funcionalidad de los documentos en los procesos en los que intervienen.
El fin último de esta etapa es gestionar e intervenir con eficacia en el ahorro de recursos. Las actas, las circulares, los memorandos, los documentos contables, las historias clínicas y académicas son algunos ejemplos de aplicación de esta etapa.
3.Tramitación:
Es la actuación necesaria para registrar, vincular un documento a un trámite, distribuir, describir, recuperar y acceder a la consulta de dicho documento. El análisis integral de la información permite a la empresa conocer su influencia en todos los procesos, así como sus funciones a nivel interno y externo. Para ello, se revisan los trámites en los que se ha utilizado el fichero, su facilidad de acceso y su relevancia.
4.Organización:
La revisión detallada de los documentos está incluida en la actividad administrativa de la empresa. El principal objetivo en esta fase es organizar y almacenar correctamente los documentos.
Se aplica en expedientes de investigación disciplinaria, como pueden ser las denuncias o la resolución de apertura de una investigación.
5.Transferencia:
Se remiten los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental que se hayan adoptado. En esta fase se definen las políticas de transferencia de documentos, con base al formato, la migración y la estructura, así como la conservación y la conversión. Los principales objetivos son: traspasar las funciones de gestión, conservación, acceso y consulta a un servicio especializado; y optimizar el aprovechamiento del espacio.
6.Disposición:
La disposición documental es un registro general que, además de establecer los valores de los documentos, también establece la vigencia, los plazos de conservación, el destino final y la clasificación de reserva o confidencialidad de estos. En esta etapa se valoran y seleccionan los documentos para garantizar su conservación o posterior eliminación.
En esta etapa intervienen las siguientes actividades: eliminación de documentos, conservación total, selección, microfilmación y digitalización.
7.Mantenimiento:
Se toman medidas destinadas a asegurar que la documentación esté protegida correctamente. El principal objetivo de esta etapa es preservar los ficheros a largo plazo en base a la estabilidad física, tecnológica y de protección documental en todas sus dimensiones.
Es aplicable en documentos electrónicos de archivo y documentos digitales, entre otros. Y algunas de las estrategias clave de conservación son: la asignación de responsabilidades, la adquisición de la infraestructura técnica apropiada, y la creación de las condiciones para el manejo y el almacenamiento de soportes físicos.
8.Valoración:
Una vez identificadas las series documentales, se evalúa la documentación, se selecciona y se procede a la disposición final. Llegados al final de las etapas y fases de la gestión documental, el objetivo es determinar cuáles son los ficheros más importantes de la entidad, así como su conservación o disposición.
La valoración facilita el manejo de los documentos, garantiza la selección de los mismos y determina cuáles son aquellos que han perdido interés o utilidad.
Podemos afirmar que la gestión de documentos ha evolucionado en los últimos años hacia el panorama digital. La política de gestión de documentos electrónicos incorpora directrices definidas por las organizaciones para crear y gestionar documentos fiables, auténticos y disponibles a lo largo del tiempo.
Con base a esta política, las empresas establecen responsabilidades de aplicación, supervisión, coordinación y gestión del tratamiento de los ficheros en su ciclo de vida, tal y como señala la propia administración.
Fuente: https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/5704452.pdf
