Sistema de gestión documental y sus atributos

Si bien sabemos que la gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar la información, es importante resaltar que los sistemas de gestión documental varían en cuanto a su alcance, objetivo, tamaño y estrategia, pero siempre tienen los mismos atributos.

A continuación, en Colvatel compartiremos nueve de los atributos de la gestión documental:

1. Toda la información de la gestión de documentos debe incluir informaciones como la fecha de almacenamiento, el título y la descripción.
2. Los identificadores, metadatos y contenidos se utilizan para indexar, recuperar y buscar datos específicos dentro de los documentos.
3. Las prestaciones de seguridad ayudan a proteger las información y la correcta conservación del archivo.
4. El acceso optimo a la información puede ser controlado por los administradores.
5. El flujo de documentación puede definirse mediante reglas creadas por los mismos administradores.

6. Varios usuarios pueden ver y modificar los documentos al mismo tiempo.
7. El sistema es el encargado de registrar y controlar el historial de cambios en el documento.
8. Es posible recuperar versiones anteriores del documento o trabajar a partir de una versión específica.
9. El control de las versiones es importante para hacer un seguimiento de los cambios en los archivos.
   
   

Por lo tanto, se puede determinar que facilitar la recuperación de información desde la gestión documental , demarca el tiempo  en que los documentos deben guardarse, se eliminan los que ya no sirven y se asegura la conservación a largo plazo de los archivos más valiosos; aplicando principios de racionalización y economía, siempre al servicio auxiliar de la disciplina archivística, estas son varias de las ventajas con las que cuentan los atributos de la gestión documental.