Al aplicar la gestión documental, las empresas evitan la pérdida de documentos, ya que las informaciones son catalogadas y esto facilita la trazabilidad. Los documentos son evaluados y aprobados de forma optimizada, mediante flujos de trabajo más distribuidos.
Otra ventaja de la gestión documental es su accesibilidad. Todas las personas con autorización pueden acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar, mediante soluciones en la nube.
Con la gestión documental, la empresa no sólo transforma la forma con la que los colaboradores actúan con los archivos, sino que influye en todos los procesos. El impacto es en la cultura de la organización en su totalidad, ya que las metodologías adoptadas pueden aplicarse en diversos ámbitos para resolver otros problemas.
En Colvatel, consideramos que trabajar sólo con lo necesario y con una dirección objetiva de dónde está cada información se convierte en una estándar. Se reducen impresiones y copias de documentos, la señalización de documentos se convierte en una normativa, ya que influye en la identificación, la empresa reduce el espacio físico necesario para el almacenamiento de documentos debido a la digitalización de la información.
Las empresas que invierten en gestión documental tienen mucho para ganar y ofrecer, tanto para sus procesos internos y sus colaboradores, como para la sociedad y el mercado en general. Al fin y al cabo, además de reducir el volumen de material impreso, se construye y difunde una nueva cultura de producción y tratamiento de las informaciones.
A continuación, les presentamos las ventajas de aplicar los procesos de gestión documental:
Fundamentos de la gestión de archivos
El éxito de una gestión documental depende de cómo esté estructurada. Para ello, debe basarse en unos pilares que orienten qué decisiones y estrategias deben adoptarse para almacenar y organizar los documentos adecuadamente.
Reducción de documentos físicos
Los sistemas de archivado utilizados por la mayoría de las empresas se basan en el almacenamiento de documentos en papel. Sin embargo, los principales desafíos de este modelo son el deterioro de las informaciones, el espacio físico necesario para su almacenamiento y los riesgos de pérdida de información.
En la gestión documental, estos se digitalizan. Por consecuencia, elimina la necesidad de un espacio físico para archivarlos, el proceso de búsqueda es más fácil, ya que sólo es necesario utilizar la función de búsqueda para encontrar un determinado documento, los documentos están protegidos contra el eventual borrado accidental e incluso si esto ocurre, es posible recuperar el archivo.
Organización de la información
La organización es la base de cualquier gestión, con los documentos no sería diferente. Antes de almacenar las informaciones, las empresas deben definir cómo serán catalogados e identificados los datos. Nombrar los archivos y carpetas, determinar en cuáles herramientas o servidores se archivarán son procesos fundamentales en cualquier organización.
La definición de la organización de la documentación también hará que todo el proceso posterior, como la búsqueda y el uso de los documentos, sea más organizado. Se crea un modelo y todos los que utilizan ese modelo acaban replicándose en otros contextos.
Planificación
La definición de cualquier proceso comienza con la planificación. En esta etapa, la empresa define qué lógica se adoptará en su gestión documental. Para ello, es necesario identificar qué herramientas se utilizarán en el proceso, cómo se clasifican las informaciones, quién será el responsable de cada etapa, a quién se deben comunicar los cambios, etc.
Al trazar un plan al inicio del proceso, la empresa podrá involucrar a diferentes grupos de profesionales en la empresa para que puedan contribuir y conocer cómo será el nuevo modelo de gestión de las informaciones.
Localización
Encontrar un documento es un proceso que puede llevar horas e incluso días del tiempo de un colaborador. Además de retrasar el trabajo, se generan costos adicionales para la empresa. Por lo tanto, la localización de los datos debe estar estratégicamente definida.
El ambiente de almacenamiento debe ser simple de utilizar y debe facilitar la localización rápida de los datos. Por lo tanto, la elección de la herramienta de almacenamiento es una decisión estratégica.
En pocas palabras, la gestión documental se basa en la premisa de que todos los implicados en el proyecto deben tener acceso a la información. Esto significa que ningún profesional puede verse perjudicado o dejar de desempeñar una tarea por no poder acceder a un dato, de ahí la importancia de que las empresas protejan la información que manejan con este sistema.
Fuente: https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/5704452.pdf
